Ngày 24 tháng 10 năm 2026, mình cùng nhóm tham dự triển lãm và tọa đàm “Hiền nhân mở cõi” tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, cơ sở số 2 Ter Lê Duẩn, phường Sài Gòn, Thành phố Hồ Chí Minh. Buổi đi để lại trong mình nhiều cảm nhận tốt đẹp về cách tổ chức chương trình, thái độ đón tiếp và sự tận tâm của những người tham gia. Đây cũng là dịp để mình có thêm những quan sát thực tế về công tác văn phòng và cách tài liệu lưu trữ được giới thiệu đến công chúng.
Khi nhìn lại chuyến đi, điều mình nhớ rõ là sự chu đáo thể hiện trong từng khâu. Từ cách tiếp đón, bố trí không gian đến việc chuẩn bị tài liệu và bảo đảm thời gian, chương trình cho mình cảm giác được tổ chức nghiêm túc và có sự quan tâm đến người tham dự. Những điều ấy giúp mình có thêm một trải nghiệm cụ thể để liên hệ với nội dung đang học và nhiệm vụ tìm hiểu thực tế của nhóm.
Ấn tượng đầu tiên của mình đến từ cách đón tiếp của bộ phận lễ tân. Các anh chị có thái độ thân thiện, nhiệt tình và tận tâm với khách. Sự niềm nở trong giao tiếp tạo cảm giác gần gũi, khiến mình cảm thấy thoải mái khi đến tham dự chương trình. Đây là điểm mình đặc biệt ghi nhận, bởi khâu tiếp đón có ảnh hưởng lớn đến cảm nhận ban đầu của khách về đơn vị tổ chức.
Theo mình, sự chuyên nghiệp trong công tác lễ tân được thể hiện qua cả thái độ và tinh thần phục vụ. Cách giao tiếp lịch sự, sự quan tâm và nhiệt tình của các anh chị giúp không khí chương trình trở nên dễ gần. Qua trải nghiệm này, mình hiểu rõ hơn rằng một người làm công tác tiếp đón có thể góp phần tạo nên hình ảnh tích cực cho đơn vị bằng chính cách ứng xử hằng ngày. Sự tận tâm ấy là điều người tham dự có thể cảm nhận được ngay khi có mặt tại chương trình.
Mình cũng đánh giá cao tác phong làm việc đúng giờ, đúng hẹn của ban tổ chức. Việc bảo đảm thời gian giúp người tham dự chủ động theo dõi chương trình và sắp xếp công việc cá nhân. Với mình, đây còn là biểu hiện của sự tôn trọng dành cho diễn giả, khách mời và tất cả những người đến dự. Khi trực tiếp tham gia một hoạt động thực tế, mình cảm nhận rõ hơn ý nghĩa của việc tuân thủ thời gian đối với trải nghiệm chung.
Không gian tổ chức được chuẩn bị đẹp, ngăn nắp và chỉn chu. Các dãy ghế được xếp ngay ngắn; bàn dành cho khách được phủ khăn đỏ, có nước uống và tài liệu. Phông chương trình, màn hình và khu vực trao đổi được bố trí rõ ràng, tạo nên tổng thể trang trọng. Mình đặc biệt thích sự chăm chút trong những chi tiết nhỏ, bởi chúng cho thấy ban tổ chức quan tâm đến cả hình thức của chương trình lẫn sự thuận tiện cho người tham dự.
Nhìn những bàn khách được chuẩn bị gọn gàng và các khu vực có cách bố trí rõ ràng, mình có thêm sự chú ý đến công việc tổ chức phía sau một sự kiện. Trải nghiệm của người tham dự được tạo nên từ nhiều phần việc cụ thể. Mỗi chai nước, mỗi tờ giới thiệu hay vị trí đặt một bảng thông tin đều góp phần làm cho không gian trở nên thuận tiện và dễ tiếp cận hơn. Qua buổi đi, mình có thêm một ví dụ thực tế về ý nghĩa của sự cẩn thận trong công việc.
Các tài liệu giới thiệu chương trình cũng là một điểm đáng ghi nhận. Tên sự kiện, thời gian, địa điểm và thông tin về các đơn vị tham gia được thể hiện trên tờ giới thiệu và phông chương trình. Việc chuẩn bị những thông tin này giúp khách dễ nhận biết nội dung hoạt động và có thể đối chiếu khi cần. Theo mình, đây là cách cung cấp thông tin rõ ràng, thiết thực, hỗ trợ người tham dự trong suốt quá trình tìm hiểu chương trình.
Từ góc độ công tác văn phòng, mình thấy sự thống nhất trong cách trình bày thông tin có ý nghĩa quan trọng. Khi tên chương trình xuất hiện nhất quán trên các sản phẩm giới thiệu, người tham dự dễ nhận diện và ghi nhớ hơn. Những chi tiết quan sát được tại buổi tọa đàm giúp mình hiểu thêm rằng việc chuẩn bị văn bản, tài liệu và thông tin giới thiệu cần được thực hiện cẩn thận để phục vụ đúng nhu cầu sử dụng.
Các bảng trưng bày tài liệu là một phần khác khiến mình chú ý. Những hình ảnh, bản đồ và bản chụp văn bản được đặt cùng phần chữ giới thiệu, tạo thêm điểm tiếp cận cho người xem. Mỗi người có thể bắt đầu tìm hiểu từ một hình ảnh hoặc một nội dung thu hút sự quan tâm của mình. Qua cách trình bày ấy, mình cảm nhận được sự gần gũi của tài liệu lưu trữ khi được đưa ra giới thiệu trong một không gian phù hợp.
Khi quan sát những bảng tài liệu, mình nghĩ nhiều hơn đến công sức của những người làm công tác lưu trữ. Để thông tin có thể tiếp tục được đọc, tìm hiểu và sử dụng qua thời gian, việc gìn giữ tài liệu có ý nghĩa rất lớn. Không gian trưng bày giúp mình hình dung cụ thể hơn về giá trị mà công việc này mang lại. Những tài liệu được giới thiệu trước mắt khiến việc tìm hiểu về lưu trữ trở nên rõ ràng và dễ liên hệ hơn.
Từ tên gọi “Hiền nhân mở cõi”, mình nghĩ đến công sức của những thế hệ đi trước và cách ký ức về quá khứ được giữ lại qua tư liệu. Đối với mình, việc lưu trữ có giá trị ở khả năng giúp người hôm nay tiếp tục tìm hiểu những câu chuyện đã diễn ra. Những hình ảnh và bản chụp tài liệu trong chương trình gợi cho mình sự quan tâm đến việc đọc, quan sát và tìm hiểu thông tin cẩn thận hơn.
Mình thấy việc kết hợp triển lãm với tọa đàm là một cách tổ chức phù hợp. Phần trưng bày cung cấp hình ảnh và tư liệu để người tham dự quan sát, còn tọa đàm tạo không gian cho việc chia sẻ, trao đổi về chủ đề. Hai hình thức bổ sung cho nhau, giúp chương trình có nhiều cách tiếp cận. Với mình, sự kết hợp này làm cho trải nghiệm tham dự có thêm chiều sâu, bởi những điều được nhìn thấy có thể tiếp tục gợi suy nghĩ khi theo dõi phần trao đổi.
Sự tận tâm của các diễn giả cũng là một điểm mình ghi nhớ. Thái độ nghiêm túc và tinh thần chia sẻ nhiệt tình tạo cho mình thiện cảm khi theo dõi chương trình. Mình cảm nhận được sự trân trọng dành cho nội dung tọa đàm và những người đến dự. Đối với một người tham gia học tập thực tế, sự tận tâm ấy giúp mình có thêm hứng thú lắng nghe và tìm hiểu.
Theo mình, cách người trình bày thể hiện sự quan tâm đến chủ đề và người nghe có ảnh hưởng nhiều đến không khí của buổi tọa đàm. Tinh thần chia sẻ của các diễn giả góp phần tạo nên cảm giác gần gũi. Điều ấy khiến mình đánh giá cao giá trị của việc được trực tiếp tham dự, quan sát và cảm nhận cách một hoạt động trao đổi được tổ chức trong thực tế.
Không gian trao đổi và chỗ ngồi của khách được bố trí trong cùng khu vực trưng bày, xung quanh có các bảng tài liệu. Cách bố trí này giúp mình cảm nhận rõ sự gắn kết giữa nội dung chương trình với những tư liệu đang được giới thiệu. Hình ảnh người chia sẻ và khách tham dự cùng có mặt trong không gian ấy là một phần đáng nhớ của buổi đi.
Liên hệ với nhiệm vụ tìm hiểu công tác văn phòng của nhóm, mình chú ý hơn đến những việc hỗ trợ để chương trình diễn ra thuận lợi. Đó là tiếp đón khách, bố trí chỗ ngồi, chuẩn bị tài liệu, cung cấp thông tin và bảo đảm thời gian. Đây đều là những nội dung quen thuộc trong học tập, nhưng việc trực tiếp quan sát giúp mình hiểu rõ hơn ý nghĩa của từng khâu đối với người tham dự.
Mình nhận thấy tinh thần phục vụ là một yếu tố rất đáng học hỏi từ chương trình. Khi người tổ chức quan tâm đến sự thuận tiện của khách, những công việc cụ thể cũng mang thêm ý nghĩa. Qua cách đón tiếp nhiệt tình và sự chuẩn bị chỉn chu, mình có thêm một hình dung thực tế về việc đặt nhu cầu của người tham dự vào trong quá trình tổ chức. Đây là điều mình muốn ghi nhớ khi tham gia các hoạt động tập thể sau này.
Buổi đi cũng giúp mình chú ý hơn đến trách nhiệm trong từng phần việc. Sự cẩn thận, thái độ nghiêm túc và việc hoàn thành công việc đúng thời gian đều có ảnh hưởng đến kết quả chung. Từ những điều quan sát được, mình tự nhắc bản thân cần rèn luyện tác phong đúng giờ, chủ động và biết quan tâm đến người khác. Những điều này có thể bắt đầu từ chính việc học, làm bài nhóm và tham gia hoạt động cùng tập thể.
Một điều mình trân trọng là sự gần gũi giữa hoạt động học tập thực tế với những quan sát có thể ghi nhận ngay tại chương trình. Thay vì chỉ nhớ các khái niệm, mình có thể liên hệ chúng với cách bố trí không gian, thái độ lễ tân, tài liệu giới thiệu và tác phong làm việc. Những ví dụ cụ thể ấy giúp nội dung học trở nên dễ hình dung hơn và tạo thêm động lực để mình tìm hiểu kỹ công việc của đơn vị.
Khi nhìn lại những bức ảnh của chuyến đi, mình nhớ đến không gian trưng bày, các bàn khách được chuẩn bị gọn gàng, không khí trao đổi và khoảnh khắc lưu niệm tại chương trình. Những hình ảnh ấy giúp mình giữ lại trải nghiệm rõ ràng hơn. Với nhóm mình, đây còn là tư liệu để đối chiếu với các ghi nhận và hoàn thiện nội dung báo cáo sau buổi thực tế.
Nguồn: Sinh viên tự chụp ngày 24/10/2026.
Sau buổi tọa đàm, mình có thêm sự quan tâm đến tài liệu lưu trữ và cách những tài liệu ấy được giới thiệu đến công chúng. Đồng thời, mình có những quan sát gần gũi hơn về công tác tổ chức: sự chuyên nghiệp trong tiếp đón, tác phong đúng giờ và tinh thần tận tâm. Đây là những điều mình có thể liên hệ với yêu cầu học tập cũng như cách làm việc của bản thân.
“Hiền nhân mở cõi” để lại trong mình một trải nghiệm tích cực về con người và không gian tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II. Mình trân trọng sự nhiệt tình của các anh chị lễ tân, tinh thần chia sẻ của các diễn giả và sự chu đáo của ban tổ chức. Những điều đọng lại sau chương trình giúp mình thêm hiểu giá trị của sự chuẩn bị cẩn thận, thái độ nghiêm túc và tinh thần quan tâm đến người tham dự. Đây sẽ là những ghi nhận đáng nhớ trong chuyến đi thực tế cùng nhóm.
Trần Lệ Quyên
MSSV: D24BT035
Lớp: D24QLDS
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Nếp Xưa. Hiền nhân mở cõi. Trang giới thiệu chương trình triển lãm và tọa đàm.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia II. Giới thiệu Trung tâm Lưu trữ quốc gia II.
Link truy cập: https://www.nac2.gov.vn/about.html
Trung tâm Lưu trữ quốc gia II. Triển lãm và tọa đàm Hiền nhân mở cõi [Tờ giới thiệu chương trình]. Tài liệu tại sự kiện ngày 24/10/2026, Thành phố Hồ Chí Minh.
d
